Testimoniale | Charisma HR Standard

INTERSPORT beneficiază încă din 2003 de suita Charisma HCM.

Compania
Compania Genco Trade, sub umbrela prestigioasului Grup Fourlis, s-a impus pe piața românească prin brandul său de renume internațional, INTERSPORT. Cu peste 100 de magazine fizice în Grecia, Cipru, Bulgaria și România, Genco Trade aduce în fiecare colț al țării pasiunea pentru sport și performanță. La nivel global, INTERSPORT International ocupă poziția de lider în domeniul articolelor sportive, având o prezență activă în 45 de țări și o rețea impunătoare de peste 5.400 de magazine.
În inima fiecărui oraș important din România, compania Genco Trade este prezentă prin brandul INTERSPORT România, cu cele 33 de magazine fizice și platforma sa e-commerce, www.intersport.ro. Cu o echipă de peste 400 de specialiști dedicati, INTERSPORT România este o forță dominantă pe piața locală de articole sportive de peste 20 de ani, deschizându-și primul magazin în București în anul 2004.

Situația
În anul 2003, în mijlocul unei expansiuni ambițioase, necesitatea unei soluții eficiente pentru gestionarea personalului și salarizare a devenit imperativă pentru Genco Trade. Cu o forță de muncă în continuă creștere, automatizarea și optimizarea proceselor de HR au devenit esențiale pentru menținerea eficienței și performanței. Eliminarea erorilor umane și reducerea timpului necesar pentru administrarea personalului erau de asemenea importante.

Soluția
Alegerea soluției Charisma HCM pentru administrarea internă a proceselor de HR s-a dovedit a fi o decizie strategică pentru evoluția forței de muncă. Prin parteneriatul solid și constant cu TotalSoft, furnizorul soluției Charisma HCM, Genco Trade a beneficiat încă din 2003 de o suită completă de instrumente pentru managementul resurselor umane, adaptate nevoilor specifice ale organizației. Flexibilitatea soluției și actualizarea sa permanentă cu noi tehnologii și funcționalități, au fost la fel de importante, mai ales în contextul unei colaborări de lungă durată.

"Prin parteneriatul solid și constant cu TotalSoft, furnizorul soluției Charisma HCM, Genco Trade a beneficiat încă din 2003 de o suită completă de instrumente pentru managementul resurselor umane, adaptate nevoilor specifice ale organizației. Colaborarea noastră cu Total Soft a fost una extrem de benefică pe parcursul celor 20 de ani de la implementare. Echipa lor de suport tehnic și consultanți ne-a oferit întotdeauna asistență promptă și soluții eficiente pentru orice provocări sau cerințe specifice. Charisma HCM s-a dovedit a fi o alegere inspirată, asigurându-ne că suntem mereu în pas cu evoluțiile tehnologice și legislația în domeniul resurselor umane. Recomand cu încredere Charisma HCM tuturor organizațiilor care se confruntă cu provocări similare în gestionarea resurselor umane și doresc o platformă complexă care să acopere multiple arii din activitatea de resurse umane. Pentru noi, Charisma HCM a reprezentat o platformă solidă pentru creșterea și dezvoltarea continuă a echipei noastre în decursul anilor", a declarat Oltita Schiopescu, Managerul de Resurse Umane al Genco Trade.

Charisma HCM susține managementul capitalului uman în cadrul lanțului de farmacii DONA

Compania
Lanțul de farmacii Dona este unul dintre primii 3 retaileri de medicamente din România. Compania este prezentă pe piață din anul 1993 și numără azi 200 de farmacii, peste 1600 de angajați și o cifră de afaceri de peste 142 mil Euro.
Principalul obiectiv al companiei este îmbunătățirea continuă a calității serviciilor oferite celor peste 900.000 de pacienți care trec pragul farmaciilor sale lunar.

Brandul Dona se diferențiază în piața de profil prin calitatea crescută a serviciilor medicale oferite pacienților săi și printr-un concept de farmacie bazat pe promovarea mai multor produse. Astfel, pe langa "clasicele" medicamente (peste 7000 la numar), compania oferă clienților săi o gamă largă de cosmetice, dermato-cosmetice, articole pentru copii, produse dietetice, suplimente nutritive sau și articole tehnico-sanitare.

Situația
Decizia de implementare a unui nou software de HR&Payroll a survenit la sfârșitul anului 2010 pe fondul creșterii numărului de farmacii, a dinamicii personalului și, nu în ultimul rând, a nevoii de reducere a efortului consumat cu activitățile redundante (calcul salarial, evidența și gestionarea bonusurilor pentru performanță, analiză și raportare etc.).

“Am căutat un instrument complex şi stabil care să ne susțină mult mai bine din punct de vedere operațional, prin automatizarea activităților, și care să permită modelarea proceselor de resurse umane, inclusiv cele de dezvoltare a capitalului uman” - HR Manager, Farmaciile Dona.
La acel momenet, calculul salariilor pentru cei 1300 de angajati se efectua cu costuri mari de timp și de resurse umane. In plus, faptul ca “nu aveam o soluție care să ne permită gestionarea activității de evaluare a personalului și de recrutare” îngreuna foarte mult munca departamentului de HR.

Soluția
Decizia de achiziție a Charisma HCM s-a luat bazându-se atât pe considerente tehnice și de performanță, identificate în urma prezentării soluției, dar și datorită referințelor și recomandărilor de care beneficiază sistemul TotalSoft.

Charisma HCM acoperă atât activitatea de salarizare, cât și cea de resurse umane, și are plusul de a oferi module distincte capabile să susțină comunicarea cu angajații din teritoriu (HCM Portal), trainingul și evaluarea personalului (Managementul Talentelor), precum și urmărirea angajaților pe centre de cost.

Implementarea a început în ianuarie 2011, prima lună în care s-a lucrat exclusiv pe Charisma fiind februarie. Trecerea pe aplicația TotalSoft a coincis cu o schimbare legislativă majoră, Declarația 112, care a avut impact în rândul tuturor companiilor din România. S-a trecut cu bine peste această provocare, implicarea specialiștilor TotalSoft scăzând presiunea momentului.

Rezultate
Odata cu finalizarea implementării, Charisma a oferit soluții viabile zonelor neacoperite, sau acoperite în mică măsură de vechea aplicație. Astfel, flexibilitatea sistemului le-a permis utilizatorilor extragerea ușoară și rapidă a informațiilor, sub forma de diverse rapoarte, fără intervenția oamenilor de la IT.

S-a redus timpul necesar calculului salarial la numai 2 zile, urmând să scadă și mai mult după implementarea HCM Portal, modul care va permite transmiterea și preluarea automata a pontajelor din teritoriu. “În ultimul timp nu mai sunt implicată în activitatea salarială atât cât eram înainte pentru că aceasta s-a ușurat foarte mult, devenind mult mai puțin stresantă.”

De asemenea, timpul necesar calculului bonusurilor lunare s-a redus de la 2 zile, la 2 ore, iar activitatea o face un singur om, în loc de doi câți erau necesari înainte, deoarece se rezumă la importul unui fisier excel.

În plus, Charisma HCM permite departamentului să țină mai multe luni deschise, având astfel posibilitatea ajustării și corectării datelor din urmă, care nu influențează calculul salarial, dar și lucrul în perspectivă.

“În Charisma putem opera modificări salariale care să devină active de la o anumită dată sau putem introduce solicitarile de concedii medicale pentru lunile următoare. Realizarea acestor activități, fără a fi condiționați de luna calendaristica în care suntem, ne ajută foarte mult la degrevarea activității departamentului.”

O altă noutate adusă de Charisma în activitatea de management de resurse umane si salarizare este posibilitatea urmăririi angajatului ca un centru de cost, compania având astfel o imagine completă a tuturor costurilor pe care le are cu un angajat, nu doar cele salariale.
Următorul pas al proiectului constă în implementarea modulelor de recrutare și evaluare de personal care vor susține identificare și recrutarea celor mai buni candidați pentru a susținerea obiectivele companiei.

AgroConcept: Povestea unei tranziții line către HR-ul digital

Compania
AgroConcept este importatorul și distribuitorul exclusiv în România al brandurilor New Holland Agriculture și Kverneland, parte a grupului Vectr Holdings. Cu o cifră de afaceri de 69,56 milioane EUR în 2024 și o echipă de 270 de angajați, AgroConcept are o amprentă națională solidă, printr-o rețea de 16 centre regionale moderne, echipate cu cele mai noi tehnologii pentru intervenții rapide și servicii tehnice de înaltă calitate.

Pe lângă vânzarea de echipamente agricole performante, AgroConcept oferă servicii complete de suport tehnic și soluții financiare avantajoase, contribuind la dezvoltarea comunităților rurale și la o agricultură sustenabilă în România.

Situația
În 2022, echipa de management a decis să facă un pas important și în zona resurselor umane: externalizarea proceselor de HR prin intermediul soluției Charisma HCM de la TotalSoft. Această decizie a venit în urma unor provocări reale – o platformă anterioară care necesita prea multe intervenții manuale, procese de HR fragmentate, riscuri de erori, procese administrative dificile și consum important de resurse.

„Fiind prima companie din grup care a ales serviciile de outsourcing HR de la TotalSoft, am văzut acest proiect ca pe o șansă de a ridica ștacheta pentru toți colegii noștri. Ne-am dorit o soluție stabilă, integrată și ușor de utilizat – și am găsit exact asta în Charisma HCM”, povestește Nicoleta Baltag, HR Manager în cadrul AgroConcept.

Soluția
Procesul a fost etapizat și bine coordonat. Totul a început cu o analiză detaliată a proceselor interne, cu implicarea tuturor departamentelor relevante din cadrul AgroConcept, urmată de adaptarea lor în platformă.

Cea mai mare provocare a fost migrarea corectă și completă a datelor din platforma anterioară. Acest pas a necesitat verificări minuțioase și ajustări pentru a asigura acuratețea informațiilor. Echipa TotalSoft a lucrat îndeaproape cu departamentul HR al AgroConcept, efectuând testări riguroase și validări multiple înainte de lansare pentru toate serviciile furnizate: Admin & Payroll, Pontaj, Self Service, Performance, Timea Chatbot.

Astfel, tranziția la noua platformă a fost lină, conform calendarului stabilit. De altfel, rapiditatea implementării a fost un avantaj major, permițându-ne să ne desfășurăm activitatea fără întreruperi. Rezultatele au apărut rapid:

Timpul de procesare a salariilor s-a redus semnificativ datorită automatizării;
Acuratețea calculelor a crescut, erorile fiind eliminate prin validări automate;
Procesele administrative au fost simplificate, iar echipa HR poate genera rapoarte instant;
Self Service-ul le oferă angajaților acces imediat la documentele salariale, fără dependență de programul HR, și crește transparența procesului;
Economii directe prin eliminarea recalculărilor și a timpilor morți;
Acces rapid la informații pentru manageri și echipa HR.

Impactul asupra angajaților s-a resimțit imediat: aceștia au câștigat libertatea de a-și accesa oricând informațiile salariale și documentele necesare, fără a depinde de programul echipei HR. Chatbot-ul Timea, disponibil pe WhatsApp, adaugă un plus de confort și rapiditate în interacțiunea cu departamentul de resurse umane.

Astăzi, la trei ani de la startul proiectului, colaborarea dintre AgroConcept și TotalSoft este un exemplu de bune practici în grupul Vectr Holdings deoarece compania a reușit să-și transforme procesele interne, să eficientizeze activitatea și să creeze o experiență mai bună atât pentru echipa HR, cât și pentru angajați.

„Selectarea serviciilor de outsourcing HR prin intermediul soluției Charisma HCM a fost un pas important pentru îmbunătățirea proceselor noastre de resurse umane. Recomandăm Charisma HCM pentru stabilitate, integrări complete și ușurință în utilizare, beneficii care ne-au redus semnificativ timpii de lucru și riscul de erori”, Nicoleta Baltag, HR Manager în cadrul AgroConcept.